吉林农业大学家庭经济困难学生档案管理工作办法

时间:2017-10-25 09:16来源:未知 作者:admin 点击:


 
 
        第一条 根据国家救助家庭贫困学生的有关文件精神,为及时、有效地救助家庭贫困学生,帮助家庭贫困学生顺利完成学业,结合我校实际,特制定本办法。
        第二条 本办法所指档案包括纸质档案及电子档案材料两部分,独立于学生人事档案以外的专门档案资料。
        第三条 档案管理机构及其职责
        1、家庭经济困难学生档案实行二级管理,一级管理是指学生处家庭经济困难资助中心的统筹管理;二级管理是指各学院的档案资料管理。
        2、家庭经济困难资助中心负责全校所有家庭经济困难学生档案的管理,指导各学院具体开展家庭经济困难学生档案的管理和维护工作。
        3、档案管理人员要严格执行档案管理相关规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
        4、家庭经济困难资助中心有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。
        第四条 建档制度
        1、家庭经济困难学生档案应当包括《家庭经济困难学生登记表》、贫困证明、低保证明、建档立卡家庭证明、伤残证明等家庭经济困难情况证明材料,以及学习成绩证明材料、获奖材料和其他能够说明该生学习、生活、社会实践等全部材料。
        2、家庭经济困难学生电子档案应当包括家庭经济困难学生的个人及家庭主要成员的基本信息,学习成绩,日常表现等信息,实行动态维护,每学期维护更新一次。
        3、家庭经济困难资助中心留存《家庭经济困难学生登记表》及学院汇总表的纸质版档案材料,其他全部档案材料由学院留存备查。
        4、凡属归档范围的资料,由学生资助管理中心与各学院联合管理,任何个人不得擅自留存、外泄。
        5、归档的文件资料,原则上必须是原件,如原件用于申请贷款不能归档或相关部门合法保留另做他用的,学院保存其复印件。
        第五条 档案保管制度
        1、学生资助管理中心设存放档案的专门档案室,各学院应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
        2、归档资料要进行登记,并编制归档目录。
        3、档案管理人员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。
        4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
        5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
        6、严格遵守档案安全保密制度,实行“谁使用、谁负责”,严格落实档案管理责任人。年级辅导员作为本年级第一责任人,要严格管理家庭经济困难学生信息的查阅、复印、流转、公示、存档等操作。
        第六条 本办法由学生处负责解释。


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